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Déclaration de confidentialité  

Version 1.1 - 01/11/2019 
 

La protection de votre vie privée est importante pour Tobania. Nous nous engageons à protéger et à traiter vos données à caractère personnel dans le strict respect de la loi et à nous assurer que vous disposez des dernières informations. 

Le but de cette déclaration de confidentialité est de vous informer entièrement et de vous expliquer comment nous recueillons, utilisons et conservons vos données à caractère personnel. Les dispositions contractuelles que nous avons convenues avec vous restent inchangées. Nous vous invitons à prendre le temps de lire la présente déclaration de confidentialité pour prendre connaissance de la façon dont nous traitons ce sujet. Vous pouvez vous opposer au traitement de vos données, comme expliqué au chapitre 6 de la présente déclaration. 

 
Sur notre site Web, nous utilisons des « cookies », c'est-à-dire des témoins de connexion (recordskeepers). Pour plus d'informations à ce sujet, veuillez consulter notre déclaration en matière de Cookies. Pour une description des conditions régissant votre utilisation de ce site Web, veuillez consulter les Conditions d'utilisation. 

 

1. Quel est l'objet de cette déclaration de confidentialité ? 

A. Qu'entend-on par « traitement de vos données » et qui est le responsable du traitement ? 

« Traitement » : toute opération ou ensemble d'opérations effectuées sur des données à caractère personnel telles que la collecte, l'enregistrement, l'organisation, le stockage, l'adaptation ou la modification, l'extraction, la consultation, l'utilisation, la divulgation par transmission, diffusion ou mise à disposition, le rapprochement ou la combinaison, le verrouillage, l'effacement ou la destruction des données à caractère personnel. 

Tobania SA, dont le siège social est situé 1853 Strombeek-Bever, Romeinsesteenweg 564 box 4, est responsable du traitement des données à caractère personnel qu'elle juge nécessaire de traiter. 

C'est pourquoi nous sommes votre interlocuteur à qui vous devez vous adresser, ainsi que les autorités de contrôle (par exemple l'autorité de protection des données), pour toute question relative à l'utilisation que Tobania fait de vos données. 

Le « responsable du traitement », au sens de la législation applicable en matière de protection des données, est la personne physique ou morale, l'autorité publique, l'agence ou tout autre organisme qui, seul ou conjointement avec d'autres, détermine les finalités et les moyens du traitement des données à caractère personnel comme décrit ci-dessus. Tobania sera le responsable du traitement de vos données à caractère personnel. 

 

B. À qui s'adresse la présente déclaration de confidentialité ? 

Les personnes concernées par cette déclaration de confidentialité sont : 

  • Les clients, sous-traitants, candidats, prospects, visiteurs du site Web, etc. de Tobania qui sont des personnes physiques identifiées ou identifiables. 

  • Toutes les autres personnes physiques identifiées ou identifiables qui sont impliquées dans toute transaction avec Tobania en tant que représentants de nos clients, sous-traitants, prospects, candidats, etc., qu'il s'agisse de personnes physiques ou morales (par exemple des chefs d'entreprise, agents, représentants légaux ou autres personnes de contact). 

 

C. Quelles sont les données couvertes par la présente déclaration de confidentialité ? 

Les données couvertes par la présente déclaration de confidentialité sont des données à caractère personnel, c'est-à-dire toute information concernant une personne physique identifiée ou identifiable. Nous pouvons recueillir des données à caractère personnel directement auprès de vous ou d'autres sources. 

Nous pouvons être amenés à collecter diverses données à caractère personnel vous concernant auprès de vous lorsque vous interagissez avec Tobania : 

  • données d'identification : vos nom, adresse, date et lieu de naissance, photo, numéro de compte, numéro de téléphone, adresse électronique, adresse IP, composition du ménage, antécédents scolaires, antécédents professionnels, références, vos qualifications... ; 

  • les données relatives à votre comportement et à vos habitudes lors de l'utilisation de nos sites Web affiliés ou de nos propres sites Web. 

Nous pouvons également recueillir des données à caractère personnel vous concernant auprès d'autres sources (par exemple, des informations sur vos qualifications professionnelles telles que publiées sur LinkedIn ou sur d'autres ressources). Dans ce cas, nous vous informerons dans un délai raisonnable des catégories de données à caractère personnel concernées et de leur source, ainsi que des autres informations contenues dans la présente déclaration de confidentialité.  

 

2. Pour quelles finalités vos données à caractère personnel sont-elles traitées ? 

Vos données à caractère personnel peuvent être traitées pour les finalités suivantes : 

  • améliorer nos sites Web et nos services ; 

  • respecter les obligations légales et contractuelles (clients, fournisseurs...) ; 

  • commercialiser nos services (y compris vous envoyer des messages promotionnels sur nos produits et services) ; 

  • maintenir notre relation d'affaires, lorsque vous êtes un utilisateur de notre site Web, un client ou un candidat ; 

  • procéder à un recrutement, si vous participez à un processus de recrutement ; 

  • conserver les détails du candidat et l'informer des possibilités d'emploi futures ; 

  • se conformer aux exigences légales, réglementaires et judiciaires et aux demandes raisonnables ; 

  • nous défendre en cas d'action en justice. 

 

3. Quelle est notre base légale pour le traitement de vos données à caractère personnel ? 

A. Informations générales sur la base juridique 

Nous traitons vos données à caractère personnel pour différentes finalités. Pour chaque traitement, seules les données pertinentes au regard de la finalité poursuivie seront traitées. 

En règle générale, nous utiliserons vos données à caractère personnel : 

  • dans le cadre de l'exécution d'un contrat ou d'une démarche précontractuelle ; 

  • pour nous conformer à toutes les dispositions légales et réglementaires qui nous régissent ; 

  • pour des raisons liées aux intérêts légitimes de Tobania, à savoir la liberté d'entreprise, la sécurité de l'information, la détection et la prévention de la fraude ainsi que le marketing direct. Lorsque nous effectuons ce type de traitement, nous cherchons toujours à maintenir l'équilibre entre cet intérêt légitime et la protection de votre vie privée. Nous n'utilisons pas de données à caractère personnel lorsque l'impact sur vous l'emporte sur notre intérêt (à moins que vous n'y consentiez ou que vous n’y soyez tenu d’une autre manière pour des raisons de conformité légale et réglementaire) ; ou 

  • chaque fois que nous avons obtenu votre consentement (explicite). 

 

B. Base juridique lors du traitement de données à caractère personnel à des fins de recrutement 

Vous pouvez nous fournir des données à caractère personnel vous concernant lorsque vous participez à un processus de recrutement (par exemple, lorsque vous postulez sur notre site de recrutement, soit pour une offre d'emploi spécifique, soit en tant que candidature « ouverte »). Dans ce cas, nous traitons vos données à caractère personnel dans le cadre de démarches précontractuelles. Si nous ne concluons pas de contrat avec vous après que vous avez postulé à un emploi spécifique, nous avons l'intention de conserver vos données à caractère personnel pour d'autres offres d'emploi. Dans ce cas, la conservation de vos données à caractère personnel est nécessaire pour notre intérêt légitime en tant que société de conseil en informatique dont l'activité principale consiste à évaluer les candidats et à les mettre en relation avec les opportunités d'emploi potentielles. Vous avez le droit de vous opposer à ce que nous conservions vos données à caractère personnel de cette manière, auquel cas nous supprimerons vos données dès que possible et en tout cas dans un délai d'un mois. 

Nous pouvons également recueillir des données à caractère personnel vous concernant auprès d'autres sources (par exemple, des informations sur vos qualifications professionnelles telles que publiées sur LinkedIn ou sur d'autres ressources). Cela est nécessaire pour notre intérêt légitime en tant que société de conseil en informatique dont l'activité principale consiste à évaluer les candidats et à les mettre en relation avec les opportunités d'emploi potentielles. Vous avez le droit de vous opposer à un tel traitement. 

 

C. Base juridique du traitement des données à caractère personnel à des fins de marketing 

Nous pouvons utiliser vos données à caractère personnel pour vous envoyer du matériel de marketing direct, y compris des invitations à des événements que nous organisons. Dans ce cas, le traitement de vos données à caractère personnel est nécessaire pour notre intérêt légitime en tant qu'entreprise commerciale, car nous avons besoin de nous promouvoir en tant que fournisseur de produits et services et en tant qu'employeur. Vous avez le droit de refuser ce type de marketing direct ou d'ajuster vos préférences.  

 

4. Comment protégeons-nous vos données ? 

Nous avons mis en place un niveau de sécurité adéquat en matière de sécurisation et de protection des données à caractère personnel, conformément à nos obligations légales. Ce faisant, nous voulons empêcher toute personne non autorisée d'accéder aux données à caractère personnel, de les traiter, de les modifier ou de les supprimer. 
 
Nous attirons votre attention sur le fait qu'aucune mesure de sécurité ne peut garantir une sécurité à 100 %. 
 
Vous avez également un rôle important à jouer dans la protection de vos données à caractère personnel. Par exemple, vous devriez choisir des mots de passe suffisamment sécurisés et ne jamais partager vos identifiants de compte (login et mots de passe). 

 

5. Qui a accès à vos données et à qui sont-elles transférées ? 

A. Informations générales sur l'accès à vos données et leur transfert 

Les personnes autorisées à accéder à vos données sont spécifiquement définies en fonction de leur rôle. 

Nous pouvons transférer vos données à caractère personnel à l'une des tierces parties suivantes si cela se révèle nécessaire à cette fin : 

  • aux clients dans le cadre d'un recrutement ou d'un emploi temporaire ; 

  • aux entreprises qui assurent des fonctions de soutien commercial en tant que sous-traitant pour Tobania (par exemple : le fournisseur de notre système de suivi des candidats, notre prestataire de services de paie externe) ; 

  • le cas échéant, à votre employeur ; 

  • aux autorités de réglementation et de contrôle ; 

  • aux conseillers juridiques et professionnels ; 

  • à d'autres sociétés du groupe Tobania.  

Nous concluons des accords de traitement des données avec des sociétés qui traitent vos données en notre nom afin d'assurer le même niveau de sécurité et de confidentialité de vos données. Nous demeurons responsables de ces opérations de traitement. Si ces sous-traitants sont basés aux États-Unis, nous vérifierons s'ils sont membres du bouclier de protection de la vie privée UE/États-Unis et s'ils disposent du niveau de sécurité et de confidentialité requis ou s'ils mettent en œuvre un autre mécanisme de transfert de données, tel que des clauses contractuelles types ou des règles de société contraignantes. 

 

B. Accès et transfert de vos données lorsque nous traitons ces données à des fins de recrutement 

Vous pouvez nous fournir des données à caractère personnel vous concernant lorsque vous participez à un processus de recrutement (par exemple, lorsque vous postulez à un emploi sur notre site de recrutement). Si le poste pour lequel vous postulez n'implique pas de travailler directement pour nos clients, nous ne divulguerons vos données à caractère personnel qu'aux membres dédiés de notre équipe RH et aux responsables ou membres de l'équipe de nos départements concernés. Si l'emploi pour lequel vous postulez implique de travailler directement pour nos clients, nous pouvons en outre divulguer vos données à caractère personnel à ces clients. Si nous ne concluons pas de contrat avec vous après que vous avez postulé à un emploi spécifique et que nous conservons vos données à caractère personnel pour d'autres offres d'emploi, nous ne divulguerons pas vos données à caractère personnel à nos clients sans votre consentement. 

Nous pouvons également recueillir des données à caractère personnel vous concernant auprès d'autres sources (par exemple, des informations sur vos qualifications professionnelles telles que publiées sur LinkedIn ou sur d'autres ressources). Dans ce cas, nous ne divulguerons vos données à caractère personnel qu'aux membres dédiés de notre équipe RH et aux responsables ou membres de l'équipe de nos départements concernés. Nous ne divulguerons vos données à caractère personnel à nos clients qu'avec votre consentement. 

 

C. Accès à vos données lorsque nous traitons ces données à des fins de marketing 

Lorsque nous traitons vos données à caractère personnel à des fins de marketing, nous ne divulguerons ces données qu'aux membres de notre équipe marketing et, le cas échéant, à des parties externes qui fournissent des services liés au marketing. Dans ce dernier cas, nous conclurons des contrats de traitement de données avec ces prestataires de services. 

 

6. Combien de temps conservons-nous vos données à caractère personnel ? 

A. Informations générales sur les délais de conservation 

Nous ne conserverons pas vos données à caractère personnel plus longtemps que nécessaire au regard des finalités de traitement pour lesquelles vos données ont été collectées. Nous éliminerons vos données à caractère personnel de manière appropriée et sécurisée lorsque nous n'en aurons plus besoin. Nous tenons compte de la sensibilité de vos données à caractère personnel, de la finalité et des exigences légales afin d'utiliser la période de conservation appropriée. 

Nous conservons les informations de base sur nos clients et fournisseurs jusqu'à 10 ans à des fins de responsabilité, juridiques, fiscales et de conformité après la fin du contrat. Dans certains cas spécifiques, nous pouvons être amenés à conserver ces données pendant une période plus longue, par exemple en cas de litige juridique. 
 
Pour plus d'informations sur notre politique de conservation des données, veuillez contacter privacy@tobania.be


 

B. Période de conservation lors du traitement de données à caractère personnel à des fins de recrutement 

 
Lorsque vous nous communiquez vos données à caractère personnel pour postuler à une offre d'emploi spécifique, nous conservons vos données pendant un an après les avoir obtenues, sauf objection de votre part. Si vous vous y opposez, nous supprimerons vos données à caractère personnel dans les trois mois suivant la clôture de la demande. Une fois que vous nous aurez fait part de votre opposition, nous ne vous contacterons plus à des fins de recrutement tant que vous n'aurez pas modifié vos préférences ou que vous n'aurez pas postulé de nouveau chez nous. 

Lorsque vous nous communiquez vos données à caractère personnel dans le cadre d'une candidature spontanée (c'est-à-dire lorsque vous ne postulez pas à une offre d'emploi spécifique), nous conservons vos données à caractère personnel pendant un an après les avoir obtenues.  

Lorsque nous recueillons des données à caractère personnel vous concernant auprès d'autres sources, nous conservons vos données pendant un an après les avoir obtenues, sauf objection de votre part. Si vous vous y opposez, nous supprimerons vos données à caractère personnel dans un délai d'un mois après votre opposition. Une fois que vous nous aurez fait part de votre opposition, nous ne vous contacterons plus à des fins de recrutement tant que vous n'aurez pas modifié vos préférences ou que vous n'aurez pas postulé chez nous. 

Au terme des délais d'un an précités, nous vous recontacterons pour vous donner la possibilité de rectifier ou d'effacer vos données. 
 

C. Période de conservation lors du traitement de données à caractère personnel à des fins de marketing 

Nous ne conservons vos données que pendant la période nécessaire à nos fins de marketing ou jusqu'à ce que vous nous demandiez de supprimer vos données.  

 

7. Quels sont vos droits et comment pouvez-vous les exercer ?  

Conformément à la législation applicable en matière de protection des données, nous ferons tout notre possible pour nous assurer que vos données à caractère personnel sont exactes et à jour. Par conséquent, veuillez nous aviser de tout changement dans vos renseignements personnels. 

Vous avez le droit de demander l'accès aux données à caractère personnel que nous détenons à votre sujet et de les faire rectifier ou effacer dans les limites autorisées par la législation applicable en matière de protection des données. Vous pouvez vous opposer ou restreindre le traitement de vos données à caractère personnel conformément à la législation applicable en matière de protection des données. En cas de marketing direct, vous pouvez à tout moment vous désinscrire de notre traitement à des fins de marketing direct. Si le traitement des données à caractère personnel est basé sur votre consentement explicite, vous pouvez retirer votre consentement à tout moment sans affecter la licéité du traitement de ces données avant ce retrait. 

 
Vous avez le droit d'accéder aux données à caractère personnel que vous nous avez fournies, dans un format structuré, couramment utilisé et lisible par machine, et vous avez le droit de transmettre ces données à un autre responsable du traitement sans notre consentement (portabilité des données). Ce droit est toutefois soumis à des restrictions et conditions. 

En ce qui concerne l'exercice de vos droits, vous pouvez nous envoyer votre demande signée et datée. Veuillez être aussi précis que possible lors de la formulation de vos demandes : 

  • Par courrier ordinaire à : 

Tobania SA 

Romeinsesteenweg 564 boîte 4, 1853 Bruxelles 

Si nous avons des doutes quant à votre identité, nous pouvons vous demander de fournir des preuves de celle-ci. Nous répondrons à votre demande dans les plus brefs délais et, en tout état de cause, dans les quatre semaines suivant la réception de votre demande. 

 
En cas de désaccord concernant le traitement de vos données à caractère personnel, vous avez le droit de contacter l'autorité compétente en matière de protection des données. Cependant, nous vous encourageons à nous contacter d'abord afin de tenter de trouver une solution rapide au différend. 

Les coordonnées de l'autorité belge de protection des données : 

Autorité de protection des données 

Rue de la Presse 35, B-1000 Bruxelles 

Tél. : +32 2 274 48 00 

Courrier électronique : contact@apd-gba.be 
 

8. Comment puis-je suivre les changements apportés à la présente politique de confidentialité ? 

Dans un monde en évolution, où la technologie ne s'arrête jamais, la présente politique de confidentialité peut faire l'objet de modifications. Nous vous invitons à consulter la dernière version de cette déclaration de confidentialité en ligne.  

 

9. Coordonnées de contact 

Si vous avez des questions concernant la présente politique de confidentialité, vous pouvez contacter Tobania : privacy@tobania.be

 

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